Handelsfaktura, hva må den inneholde?

Når du sender varer fra Norge til utlandet, er en korrekt og fullstendig handelsfaktura ikke bare et krav – det er din viktigste forsikring for en rask og problemfri fortollingsprosess. Uten den riktige informasjonen risikerer du forsinkelser, ekstra kostnader, eller i verste fall, at forsendelsen returneres.

En handelsfaktura fungerer som et detaljert salgsdokument for varene og er det grunnleggende dokumentet tollmyndighetene i mottakerlandet bruker for å beregne toll og avgifter.

Hva MÅ en handelsfaktura inneholde?

Uansett om du sender fra bedrift til bedrift (B2B) eller fra bedrift til privatperson (B2C), må handelsfakturaen inneholde følgende essensielle informasjon:

1. Generell informasjon og identifikasjon:

• Fakturanummer og dato: Et unikt nummer for fakturaen og datoen den er utstedt.
• Forsendelsesnummer/AWB-nummer: Transportørens referansenummer for forsendelsen (Air Waybill eller sporingsnummer).
• Årsak til eksport: Angi tydelig formålet med forsendelsen (f.eks. Salg, Gave, Vareprøve, Reparasjon, Returvarer). Dette er kritisk for tollbehandlingen.

2. Avsenderens detaljer:

• Fullstendig navn: Firmanavn (bedrift) eller fullt navn (privatperson).
• Fullstendig adresse: Gateadresse, postnummer, by, land.
• Telefonnummer og e-post: Kontaktinformasjon som tollmyndighetene kan bruke.
• Organisasjonsnummer/VAT-nummer: Ditt norske organisasjonsnummer (evt. EORI-nummer om dere har det).

3. Mottakerens detaljer:

• Fullstendig navn: Firma (bedrift) eller fullt navn (privatperson).
• Fullstendig adresse: Gateadresse, postnummer, by, land.
• Telefonnummer og e-post: Avgjørende for kontakt under levering og fortolling.
• Organisasjonsnummer/VAT-nummer/EORI-nummer: Hvis mottaker er en bedrift i EU, er dette ofte et krav.

4. Detaljert beskrivelse av varene:

• Nøyaktig varebeskrivelse: En klar og presis beskrivelse av hver enkelt vare. Vær så spesifikk som mulig.
  • Eksempel: Ikke bare "Klær", men "Blå t-skjorte i bomull, herre, str. L". Ikke bare "Elektronikk", men "Smarttelefon, modell X, 256GB".
• Antall: Antall enheter av hver vare.
• Enhetsverdi: Prisen per enhet av hver vare.
• Totalverdi: Den totale verdien for hver varelinje og den totale verdien for hele forsendelsen.
• Valuta: Angi hvilken valuta verdien er oppgitt i (f.eks. NOK, EUR, USD).
• HS-kode (Tolltariffkode): En internasjonal standardkode som klassifiserer varer. Dette er et av de viktigste feltene for tollklarering og riktig tollsats. Du finner riktig HS-kode på toll.no.
• Opprinnelsesland: Landet hvor varen er produsert eller har sin opprinnelse.

5. Frakt- og leveringsbetingelser:

• Incoterms: Angi hvilken Incoterm (leveringsbetingelse) som er avtalt for forsendelsen (f.eks. DAP, DDP, EXW). Dette definerer ansvar for kostnader og risiko.
  • Eksempel: Ved DDP (Delivered Duty Paid) er selger ansvarlig for alle kostnader (inkludert toll/moms) frem til mottaker. Ved DAP (Delivered At Place) er mottaker ansvarlig for toll/moms ved ankomst.
• Fraktkostnad: Angi fraktkostnaden, selv om den ikke belastes mottaker.

6. Moms (MVA) og spesifikke ordninger:

• IOSS-nummer (kun for B2C til EU under 150 EUR): Hvis du selger varer til privatkunder i EU med verdi under 150 EUR og er IOSS-registrert, må ditt IOSS-nummer tydelig fremgå på fakturaen.
• Moms på faktura: Ved eksport fra Norge skal det normalt ikke beregnes norsk merverdiavgift (MVA) på selve varene.

7. Signatur:

• En signatur fra den som er ansvarlig for forsendelsen, og gjerne navnet i blokkbokstaver.

Viktige tips for din handelsfaktura:

• Nøyaktighet er avgjørende: Feil eller manglende informasjon er den vanligste årsaken til forsinkelser og tilleggskostnader i tollen.
• Språk: Bruk engelsk, da dette er det mest universelle språket for internasjonal handel.
• Antall kopier: Vanligvis kreves 3-5 originale kopier av handelsfakturaen. Spør transportøren din om nøyaktig antall.
• Plassering: Handelsfakturaen må festes på utsiden av pakken i en plastlomme, slik at den er lett tilgjengelig for tollmyndighetene.
• Ansvar: Husk at det er avsenderens ansvar å sørge for at handelsfakturaen er korrekt og fullstendig.

Ved å følge disse retningslinjene vil du bidra til en raskere og mer effektiv fortollingsprosess for dine internasjonale forsendelser.