Holio Ordermatch: Hvordan matche innkjøpsordre med faktura

Kom i gang

Første gang du logger inn i Holio Ordermatch vil du måtte godkjenne en Terms of Service, når det er gjort vil dataene dine hentes inn fra Business NXT. Dette inkluderer blant annet innkjøpsordre, innkommende dokumenter, produktdata og leverandørdata mm. (Mer om dette kan du lese i Terms of Service).

I oppstartsvinduet vil du se firmaene dine på bakgrunn av tilgangene dine fra Visma.net Admin. Her kan du velge favoritter for å få dem øverst i listen,  sortere på enten “Flest uprosesserte ordre” eller "Navn". Dersom du har mange firma, kan du også søke på dem.

Koble innkjøpsordre med faktura

Når du klikker inn på ditt valgte firma, vil du få en liste med alle dine uprosesserte ordrer. Dette er ordre som det enten ikke finnes en fakturamatch til, eller som systemet ikke har greid å matche automatisk.

Dersom dette er tilfelle kan du matche dem manuelt. Da vil du også trene AI’en til å forstå bedre neste gang den mottar faktura/ordre fra denne leverandøren.

Det gjør du ved å trykke på “Find invoice” på den ordren du vil behandle. Da vil du få opp et popup-vindu med uprosesserte fakturaer. Bildet er som standard filtrert på samme leverandør, men dette kan fjernes dersom det er nødvendig.

Finner du korrekt faktura til ordren, kan du trykke på “Link”. Ordren og faktura flyttes da til “Ready to match”.

Matche ordre og faktura

Vi er nå kommet frem til selve matchingen.

Gå til “Ready to match”, i denne listen finner du alle ordrer og faktura som enten automatisk eller manuelt er linket til hverandre. Dersom det er feil faktura til ordren, kan du trykke på krysset ved siden av fakturanr. Da vil den legge seg tilbake i Unprocessed.

Hvis ordre og faktura er korrekt, kan du trykke på “Verify”. Tolken vil da gå igjennom både ordre og faktura for å se om summene, antall og enheter stemmer overens med hverandre. Er det noe som ikke stemmer, vil systemet gi beskjed, slik som sett under her.

Ønsker du å se både ordrelinjer og faktura, kan du trykke på “Show Preview” øverst i høyre hjørne.

Du har også muligheten til å legge til ekstra faktura og varemotta dersom du gjør dette i samme prosess som fakturamottak.

Hvis summene eller antall ikke stemmer overens, har du muligheten til å justere dette direkte i Holio Ordermatch ved å trykke på summene. Dette kan for eksempel være nødvendig dersom det har blitt etterbestilt flere varer, eller dersom varene er bestilt i valuta og det må oppdateres. Her kan du både oppdatere pris på innkjøpsordre og sette ny innkjøpspris.

Ser alt bra ut? Da kan du trykke på “Complete”. Det vil da skapes en bunt i regnskapet med korrekt fakturanummer og oppdatere varelageret med korrekte verdier.

Trenger du hjelp? Vennligst book et møte eller kontakt oss.